Pedoman untuk Perencanaan Selama Jauhkan Perspektif
Many managers spend most of their time "fighting fires" in the workplace. Banyak manajer menghabiskan sebagian besar waktu mereka "memerangi kebakaran" di tempat kerja. -- their time is spent realizing and reacting to problems. - Waktu mereka dihabiskan menyadari dan bereaksi terhadap masalah. For these managers -- and probably for many of us -- it can be very difficult to stand back and take a hard look at what we want to accomplish and how we want to accomplish it. We're too buy doing what we think is making progress. Untuk para manajer - dan mungkin bagi banyak dari kami - ini bisa sangat sulit untuk berdiri kembali dan melihat keras pada apa yang ingin kita capai dan bagaimana kita ingin mencapainya. Juga membeli Kami melakukan apa yang kita anggap membuat kemajuan. However, one of the major differences between new and experienced managers is the skill to see the broad perspective, to take the long view on what we want to do and how we're going to do it. Namun, salah satu perbedaan utama antara manajer baru dan berpengalaman adalah keterampilan untuk melihat perspektif yang luas, untuk mengambil pandangan lama pada apa yang kita ingin lakukan dan bagaimana kita akan melakukannya. One of the best ways to develop this skill is through ongoing experience in strategic planning. Salah satu cara terbaik untuk mengembangkan keterampilan ini adalah melalui pengalaman yang berkelanjutan dalam perencanaan strategis. The following guidelines may help you to get the most out of your strategic planning experience. Panduan berikut dapat membantu Anda untuk mendapatkan hasil maksimal dari pengalaman perencanaan strategis Anda.
1. 1. The real benefit of the strategic planning process is the process, not the plan document. Manfaat nyata dari proses perencanaan strategis adalah proses, bukan dokumen perencanaan.
2. 2. There is no "perfect" plan. Tidak ada "sempurna" rencana. There's doing your best at strategic thinking and implementation, and learning from what you're doing to enhance what you're doing the next time around. Ada melakukan yang terbaik pada pemikiran strategis dan implementasi, dan belajar dari apa yang Anda lakukan untuk meningkatkan apa yang Anda lakukan pada waktu berikutnya.
3. 3. The strategic planning process is usually not an "aha!" experience. Proses perencanaan strategis biasanya bukan aha "pengalaman!". It's like the management process itself -- it's a series of small moves that together keep the organization doing things right as it heads in the right direction. Ini seperti proses manajemen itu sendiri - ini adalah serangkaian langkah kecil yang bersama-sama menjaga organisasi melakukan hal yang benar seperti kepala ke arah yang benar.
4. 4. In planning, things usually aren't as bad as you fear nor as good as you'd like. Dalam perencanaan, hal-hal yang biasanya tidak seburuk yang kamu takut tidak sebaik seperti yang Anda inginkan.
5. 5. Start simple, but start! Mulai yang sederhana, tapi memulai!
Need Consultant or Facilitator to Help You With Planning? Perlu konsultan atau fasilitator untuk Membantu Anda Dengan Perencanaan?
You may want to consider using a facilitator from outside of your organization if: Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menggunakan fasilitator dari luar organisasi Anda jika:
1. 1. Your organization has not conducted strategic planning before. Organisasi Anda tidak melakukan perencanaan strategis sebelumnya.
2. 2. For a variety of reasons, previous strategic planning was not deemed to be successful. Untuk berbagai alasan, perencanaan strategis yang sebelumnya tidak dianggap berhasil.
3. 3. There appears to be a wide range of ideas and/or concerns among organization members about strategic planning and current organizational issues to be addressed in the plan. Tampaknya ada berbagai gagasan dan / atau masalah di antara anggota organisasi tentang perencanaan strategis dan isu-isu organisasi saat ini harus ditangani dalam rencana tersebut.
4. 4. There is no one in the organization who members feel has sufficient facilitation skills. Tidak ada satu dalam organisasi yang anggota merasa memiliki ketrampilan fasilitasi yang memadai.
5. 5. No one in the organization feels committed to facilitating strategic planning for the organization. Tidak seorang pun di organisasi merasa berkomitmen untuk memfasilitasi perencanaan strategis bagi organisasi.
6. 6. Leaders believe that an inside facilitator will either inhibit participation from others or will not have the opportunity to fully participate in planning themselves. Pemimpin percaya bahwa fasilitator dalam baik akan menghambat partisipasi dari orang lain atau tidak akan memiliki kesempatan untuk berpartisipasi penuh dalam perencanaan sendiri.
7. 7. Leaders want an objective voice, ie, someone who is not likely to have strong predispositions about the organization's strategic issues and ideas. Pemimpin menginginkan suara yang objektif, yaitu, seseorang yang tidak cenderung memiliki kecenderungan kuat tentang isu-isu strategis organisasi dan ide.
(Also see Consultants (using) .) (Juga lihat Konsultan (menggunakan) .)
Who Should Be Involved in Planning? Siapa yang Harus Terlibat dalam Perencanaan?
Strategic planning should be conducted by a planning team. Consider the following guidelines when developing the team. Perencanaan strategis harus dilakukan oleh tim perencanaan. Pertimbangkan panduan berikut saat mengembangkan tim.
(Note that reference to boards of directors is in regard to organizations that are corporations.) (Catatan bahwa referensi untuk dewan direksi adalah berkaitan dengan organisasi yang perusahaan.)
1. 1. The chief executive and board chair should be included in the planning group, and should drive development and implementation of the plan. Eksekutif kepala dan kursi dewan harus dimasukkan dalam kelompok perencanaan, dan harus mendorong pengembangan dan implementasi rencana.
2. 2. Establish clear guidelines for membership, for example, those directly involved in planning, those who will provide key information to the process, those who will review the plan document, those who will authorize the document, etc. Menetapkan pedoman yang jelas untuk keanggotaan, misalnya, perencanaan yang secara langsung terlibat dalam, orang-orang yang akan memberikan informasi kunci untuk proses ini, mereka yang akan meninjau dokumen perencanaan, mereka yang akan mengotorisasi dokumen, dll
3. 3. A primary responsibility of a board of directors is strategic planning to effectively lead the organization. Tanggung jawab utama dari dewan direksi adalah perencanaan strategis untuk memimpin organisasi secara efektif. Therefore, insist that the board be strongly involved in planning, often including assigning a planning committee (often, the same as the executive committee). Oleh karena itu, bersikeras bahwa dewan akan sangat terlibat di dalam perencanaan, sering termasuk menugaskan sebuah komite perencanaan (sering, sama seperti komite eksekutif).
4. 4. Ask if the board membership is representative of the organization's clientele and community, and if they are not, the organization may want to involve more representation in planning. Tanyakan apakah keanggotaan dewan merupakan perwakilan dari organisasi klien dan masyarakat, dan kalau mereka tidak, organisasi mungkin ingin melibatkan perwakilan lebih dalam perencanaan. If the board chair or chief executive balks at including more of the board members in planning, then the chief executive and/or board chair needs to seriously consider how serious the organization is about strategic planning! Jika kursi dewan atau eksekutif balks di termasuk lebih dari anggota dewan dalam perencanaan, maka eksekutif kepala dan / atau kursi dewan perlu serius mempertimbangkan bagaimana organisasi serius adalah tentang perencanaan strategis!
5. 5. Always include in the group, at least one person who ultimately has authority to make strategic decisions, for example, to select which goals will be achieved and how. Selalu sertakan dalam grup tersebut, setidaknya satu orang yang akhirnya memiliki wewenang untuk membuat keputusan strategis, misalnya, untuk memilih tujuan yang akan dicapai dan bagaimana.
6. 6. Ensure that as many stakeholders as possible are involved in the planning process. Memastikan bahwa sebanyak mungkin stakeholder yang terlibat dalam proses perencanaan.
7. 7. Involve at least those who are responsible for composing and implementing the plan. Melibatkan setidaknya mereka yang bertanggung jawab untuk menyusun dan melaksanakan rencana tersebut.
8. 8. Involve someone to administrate the process, including arranging meetings, helping to record key information, helping with flipcharts, monitoring status of prework, etc. Libatkan seseorang untuk administrate proses, termasuk mengatur pertemuan, membantu untuk merekam informasi kunci, membantu dengan flipchart, pemantauan status prework, dll
9. 9. Consider having the above administrator record the major steps in the planning process to help the organization conduct its own planning when the plan is next updated. Mempertimbangkan memiliki catatan administrator di atas langkah-langkah utama dalam proses perencanaan untuk membantu organisasi melakukan perencanaan sendiri ketika rencananya adalah berikutnya diperbarui.
Note the following considerations: Perhatikan pertimbangan sebagai berikut:
10. 10. Different types of members may be needed more at different times in the planning process, for example, strong board involvement in determining the organization's strategic direction (mission, vision, and values), and then more staff involvement in determining the organization's strategic analysis to determine its current issues and goals, and then primarily the staff to determine the strategies needed to address the issues and meet the goals. Berbagai jenis anggota mungkin diperlukan lebih pada waktu yang berbeda dalam proses perencanaan, misalnya, keterlibatan dewan kuat dalam menentukan strategis arahan organisasi (misi, visi, dan nilai-nilai), dan kemudian lebih staf keterlibatan dalam menentukan strategis analisis organisasi untuk menentukan isu-isu saat ini dan tujuan, dan kemudian staf terutama untuk menentukan strategi yang diperlukan untuk mengatasi masalah dan mencapai tujuan.
11. 11. In general, where there's any doubt about whether a certain someone should be involved in planning, it's best to involve them. It's worse to exclude someone useful then it is to have one or two extra people in planning -- this is true in particular with organizations where board members often do not have extensive expertise about the organization and its products or services. Secara umum, di mana ada keraguan tentang apakah seseorang tertentu harus terlibat dalam perencanaan, yang terbaik untuk melibatkan mereka. Ini lebih buruk untuk mengecualikan seseorang yang berguna maka adalah untuk memiliki satu atau dua orang tambahan dalam merencanakan - hal ini benar khususnya dengan organisasi di mana anggota dewan sering tidak memiliki keahlian yang luas tentang organisasi dan produk atau jasa.
12. 12. Therefore, an organization may be better off to involve board and staff planners as much as possible in all phases of planning. Mixing the board and staff during planning helps board members understand the day-to-day issues of the organization, and helps the staff to understand the top-level issues of the organization. Oleh karena itu, sebuah organisasi mungkin lebih baik untuk melibatkan dewan dan staf perencana sebanyak mungkin dalam semua tahap perencanaan. Mencampur dewan dan staf selama perencanaan membantu anggota dewan memahami-hari masalah hari organisasi, dan membantu staf untuk memahami isu-isu tingkat atas organisasi.
How Many Planning Meetings Will We Need? Bagaimana Perencanaan Banyak Rapat Apakah Kita Perlu?
Number and Duration of Planning Meetings Jumlah dan Jangka waktu Perencanaan Rapat
1. 1. New planners usually want to know how many meetings will be needed and what is needed for each meeting, ie, they want a procedure for strategic planning. New perencana biasanya ingin tahu berapa banyak pertemuan akan dibutuhkan dan apa yang dibutuhkan untuk setiap pertemuan, yaitu, mereka menginginkan prosedur untuk perencanaan strategis. The number of meetings depends on whether the organization has done planning before, how many strategic issues and goals the organization faces, whether the culture of the organization prefers short or long meetings, and how much time the organization is willing to commit to strategic planning. Jumlah pertemuan tergantung pada apakah organisasi telah dilakukan perencanaan sebelum, berapa banyak isu-isu strategis dan tujuan organisasi wajah, apakah budaya organisasi lebih menyukai pertemuan pendek atau panjang, dan berapa banyak waktu organisasi bersedia berkomitmen untuk perencanaan strategis.
2. 2. Attempt to complete strategic planning in at most two to three months, or momentum will be lost and the planning effort may fall apart. Mencoba untuk menyelesaikan perencanaan strategis dalam paling banyak dua sampai tiga bulan, atau momentum akan hilang dan upaya perencanaan mungkin berantakan.
Scheduling of Meetings Penjadwalan Rapat
1. 1. Have each meeting at most two to three weeks apart when planning. Apakah setiap pertemuan paling banyak dua atau tiga minggu selain saat perencanaan. It's too easy to lose momentum otherwise. Ini terlalu mudah kehilangan momentum sebaliknya.
2. 2. The most important factor in accomplishing complete attendance to planning meetings is evidence of strong support from executives. Therefore, ensure that executives a) issue clear direction that they strongly support and value the strategic planning process, and b) are visibly involved in the planning process. Yang menjadi faktor penting dalam mencapai pertemuan yang paling lengkap untuk perencanaan pertemuan tersebut adalah bukti dukungan yang kuat dari eksekutif. Oleh karena itu, memastikan bahwa eksekutif masalah jelas arah) bahwa mereka sangat mendukung dan menghargai proses perencanaan strategis, dan b) jelas tampak terlibat dalam proses perencanaan .
An Example Planning Process and Design of Meetings Sebuah Contoh Proses Perencanaan dan Desain Rapat
One example of a brief planning process is the following which includes four planning meetings and develops a top-level strategic plan which is later translated into a yearly operating plan by the staff: Salah satu contoh proses perencanaan singkat adalah berikut ini yang mencakup empat pertemuan perencanaan dan mengembangkan rencana strategis tingkat-atas yang kemudian diterjemahkan menjadi rencana operasional tahunan oleh staf:
1. 1. Planning starts with a half-day or all-day board retreat and includes introductions by the board chair and/or chief executive, their explanations of the organization's benefits from strategic planning and the organization's commitment to the planning process, the facilitator's overview of the planning process, and the board chairs and/or chief executive's explanation of who will be involved in the planning process. Perencanaan dimulai dengan hari-setengah atau semua-hari retret dewan dan termasuk perkenalan oleh kursi dewan dan / atau eksekutif, mereka penjelasan dari organisasi manfaat dari perencanaan strategis dan organisasi komitmen untuk proses perencanaan, fasilitator, ikhtisar perencanaan proses, dan kursi direksi dan / atau penjelasan eksekutif utama yang akan terlibat dalam proses perencanaan. In the retreat, the organization may then begin the next step in planning, whether this be visiting their mission, vision, values, etc. or identifying current issues and goals to which strategies will need to be developed. Dalam retret, organisasi kemudian dapat memulai langkah selanjutnya dalam perencanaan, apakah mereka akan mengunjungi misi, visi, nilai, dll atau mengidentifikasi isu-isu saat ini dan tujuan yang akan strategi perlu dikembangkan. (Goals are often reworded issues.) Planners are asked to think about strategies before the next meeting. (Gol sering reworded masalah strategi.) Perencana diminta untuk memikirkan sebelum pertemuan berikutnya.
2. 2. The next meeting focuses on finalizing strategies to deal with each issue. Pertemuan berikutnya berfokus pada menyelesaikan strategi untuk menangani masalah masing-masing. Before the next meeting, a subcommittee is charged to draft the planning document, which includes updated mission, vision, and values, and also finalized strategic issues, goals, strategies. Sebelum pertemuan berikutnya, subkomite dibebankan untuk menyusun dokumen perencanaan, yang mencakup misi diperbaharui, visi, dan nilai-nilai, dan juga menyelesaikan isu-isu strategis, tujuan, strategi. This document is distributed before the next meeting. Dokumen ini didistribusikan sebelum pertemuan berikutnya.
3. 3. In the next meeting, planners exchange feedback about the content and format of the planning document. Dalam pertemuan berikutnya, perencana pertukaran umpan balik tentang isi dan format dokumen perencanaan. Feedback is incorporated in the document and it is distributed before the next meeting. Saran atau masukan didirikan di dokumen dan didistribusikan sebelum pertemuan berikutnya.
4. 4. The next meeting does not require entire attention to the plan, eg, the document is authorized by the board during a regular board meeting. Pertemuan berikutnya tidak memerlukan seluruh perhatian untuk merencanakan, misalnya, dokumen tersebut disahkan oleh dewan dalam pertemuan dewan biasa.
5. 5. Note that in the above example, various subcommittees might be charged to gather additional information and distribute it before the next planning meeting. Catatan bahwa dalam contoh di atas, berbagai subkomite mungkin akan dikenakan biaya untuk mengumpulkan informasi tambahan dan mendistribusikannya sebelum rapat perencanaan berikutnya.
6 Note, too, that the staff may take this document and establish a yearly operating plan which details what strategies will be implemented over the next year, who will do them, and by when. 6 Perhatikan juga, bahwa staf dapat mengambil dokumen ini dan membuat rencana operasi tahunan yang merinci strategi apa yang akan dilaksanakan selama tahun depan, yang akan melakukannya, dan kapan.
7. 7. No matter how serious organizations are about strategic planning, they usually have strong concerns about being able to find time to attend frequent meetings. Tidak peduli seberapa serius organisasi tentang perencanaan strategis, mereka biasanya memiliki keprihatinan yang kuat tentang bisa menemukan waktu untuk menghadiri pertemuan sering. This concern can be addressed by ensuring meetings are well managed, having short meetings as needed rather than having fewer but longer meetings, and having realistic expectations from the planning project. Kekhawatiran ini dapat diatasi dengan memastikan pertemuan dikelola dengan baik, setelah pertemuan yang diperlukan pendek daripada memiliki tapi lagi pertemuan lebih sedikit, dan memiliki harapan yang realistis dari perencanaan proyek.
How Do We Ensure Implementation of Our New Plan? Bagaimana Kita Pastikan Pelaksanaan Rencana Baru Kita?
A frequent complaint about the strategic planning process is that it produces a document that ends up collecting dust on a shelf -- the organization ignores the precious information depicted in the document. Keluhan sering tentang proses strategis perencanaan adalah bahwa hal itu menghasilkan dokumen yang berakhir dengan mengumpulkan debu di rak - organisasi mengabaikan informasi berharga digambarkan dalam dokumen.
The following guidelines will help ensure that the plan is implemented. Pedoman berikut ini akan membantu memastikan bahwa rencana tersebut diimplementasikan.
(Note that reference to boards of directors is in regard to organizations that are corporations. (Catatan bahwa referensi untuk dewan direksi adalah berkaitan dengan organisasi yang korporasi.
1. 1. When conducting the planning process, involve the people who will be responsible for implementing the plan. Ketika melakukan proses perencanaan, melibatkan orang-orang yang akan bertanggung jawab untuk menerapkan rencana tersebut. Use a cross-functional team (representatives from each of the major organization's products or service) to ensure the plan is realistic and collaborative. Gunakan tim lintas-fungsional (perwakilan dari masing-masing organisasi utama yang produk atau layanan) untuk memastikan rencana tersebut realistis dan kolaboratif.
2. 2. Ensure the plan is realistic. Pastikan rencana yang realistis. Continue asking planning participants “Is this realistic? Lanjutkan meminta peserta perencanaan "Apakah ini realistis? Can you really do this?” Dapatkah Anda benar-benar melakukan ini? "
3. 3. Organize the overall strategic plan into smaller action plans, often including an action plan (or work plan) for each committee on the board. Mengatur rencana strategis secara keseluruhan menjadi rencana aksi yang lebih kecil, sering termasuk rencana aksi (atau rencana kerja) untuk masing-masing komite di papan tulis.
4. 4. In the overall planning document, specify who is doing what and by when (action plans are often referenced in the implementation section of the overall strategic plan). Dalam dokumen perencanaan keseluruhan, tentukan siapa yang melakukan apa dan kapan (rencana aksi yang sering dirujuk di bagian pelaksanaan rencana strategis secara keseluruhan). Some organizations may elect to include the action plans in a separate document from the strategic plan, which would include only the mission, vision, values, key issues and goals, and strategies. Beberapa organisasi dapat memilih untuk memasukkan rencana aksi dalam dokumen terpisah dari rencana strategis, yang hanya akan mencakup misi, visi, nilai-nilai, isu-isu kunci dan tujuan, dan strategi. This approach carries some risk that the board will lose focus on the action plans. Pendekatan ini membawa beberapa risiko bahwa dewan akan kehilangan fokus pada rencana aksi.
5. 5. In an implementation section in the plan, specify and clarify the plan's implementation roles and responsibilities. Dalam sebuah bagian dalam rencana implementasi, tentukan dan menjelaskan rencana itu pelaksanaan peran dan tanggung jawab. Be sure to detail particularly the first 90 days of the implementation of the plan. Pastikan untuk detail khususnya 90 hari pertama pelaksanaan rencana. Build in regular reviews of status of the implementation of the plan. Membangun dalam tinjauan rutin status pelaksanaan rencana.
6. 6. Translate the strategic plan's actions into job descriptions and personnel performance reviews. Terjemahkan strategis yang rencana tindakan ke deskripsi kerja dan kinerja personil tinjauan.
7. 7. Communicate the role of follow-ups to the plan. Mengkomunikasikan peran tindak lanjut atas rencana tersebut. If people know the action plans will be regularly reviewed, implementers tend to do their jobs before they're checked on. Jika orang mengetahui rencana aksi akan ditinjau ulang secara teratur, pelaksana cenderung untuk melakukan pekerjaan mereka sebelum mereka memeriksa.
8. 8. Be sure to document and distribute the plan, including inviting review input from all. Pastikan untuk dokumen dan mendistribusikan rencana tersebut, termasuk meninjau mengundang masukan dari semua.
9. 9. Be sure that one internal person has ultimate responsibility that the plan is enacted in a timely fashion. Pastikan bahwa satu orang internal memiliki tanggung jawab utama bahwa rencana tersebut berlaku secara tepat waktu.
10. 10. The chief executive's support of the plan is a major driver to the plan's implementation. Chief eksekutif mendukung rencana tersebut adalah penggerak utama untuk pelaksanaan rencana itu. Integrate the plan's goals and objectives into the chief executive's performance reviews. yang Mengintegrasikan rencana tujuan dan sasaran kinerja yang menjadi eksekutif review kepala.
11. 11. Place huge emphasis on feedback to the board's executive committee from the planning participants. Tempat yang besar penekanan pada umpan balik untuk komite eksekutif forum dari para peserta perencanaan.
Consider all or some of the following to ensure the plan is implemented. Pertimbangkan semua atau beberapa hal berikut untuk memastikan rencana diimplementasikan.
12. 12. Have designated rotating “checkers” to verify, eg, every quarter, if each implementer completed their assigned tasks. Telah ditunjuk berputar "dam" untuk memverifikasi, misalnya, setiap kuartal, jika setiap pelaksana menyelesaikan tugas yang diberikan mereka.
13. 13. Have pairs of people be responsible for tasks. Apakah pasangan orang bertanggung jawab untuk tugas. Have each partner commit to helping the other to finish the other's tasks on time. Apakah masing-masing mitra berkomitmen untuk membantu yang lain untuk menyelesaikan tugas lain waktu.
Pedoman untuk Perencanaan Selama Jauhkan Perspektif
Many managers spend most of their time "fighting fires" in the workplace. Banyak manajer menghabiskan sebagian besar waktu mereka "memerangi kebakaran" di tempat kerja. -- their time is spent realizing and reacting to problems. - Waktu mereka dihabiskan menyadari dan bereaksi terhadap masalah. For these managers -- and probably for many of us -- it can be very difficult to stand back and take a hard look at what we want to accomplish and how we want to accomplish it. We're too buy doing what we think is making progress. Untuk para manajer - dan mungkin bagi banyak dari kami - ini bisa sangat sulit untuk berdiri kembali dan melihat keras pada apa yang ingin kita capai dan bagaimana kita ingin mencapainya. Juga membeli Kami melakukan apa yang kita anggap membuat kemajuan. However, one of the major differences between new and experienced managers is the skill to see the broad perspective, to take the long view on what we want to do and how we're going to do it. Namun, salah satu perbedaan utama antara manajer baru dan berpengalaman adalah keterampilan untuk melihat perspektif yang luas, untuk mengambil pandangan lama pada apa yang kita ingin lakukan dan bagaimana kita akan melakukannya. One of the best ways to develop this skill is through ongoing experience in strategic planning. Salah satu cara terbaik untuk mengembangkan keterampilan ini adalah melalui pengalaman yang berkelanjutan dalam perencanaan strategis. The following guidelines may help you to get the most out of your strategic planning experience. Panduan berikut dapat membantu Anda untuk mendapatkan hasil maksimal dari pengalaman perencanaan strategis Anda.
1. 1. The real benefit of the strategic planning process is the process, not the plan document. Manfaat nyata dari proses perencanaan strategis adalah proses, bukan dokumen perencanaan.
2. 2. There is no "perfect" plan. Tidak ada "sempurna" rencana. There's doing your best at strategic thinking and implementation, and learning from what you're doing to enhance what you're doing the next time around. Ada melakukan yang terbaik pada pemikiran strategis dan implementasi, dan belajar dari apa yang Anda lakukan untuk meningkatkan apa yang Anda lakukan pada waktu berikutnya.
3. 3. The strategic planning process is usually not an "aha!" experience. Proses perencanaan strategis biasanya bukan aha "pengalaman!". It's like the management process itself -- it's a series of small moves that together keep the organization doing things right as it heads in the right direction. Ini seperti proses manajemen itu sendiri - ini adalah serangkaian langkah kecil yang bersama-sama menjaga organisasi melakukan hal yang benar seperti kepala ke arah yang benar.
4. 4. In planning, things usually aren't as bad as you fear nor as good as you'd like. Dalam perencanaan, hal-hal yang biasanya tidak seburuk yang kamu takut tidak sebaik seperti yang Anda inginkan.
5. 5. Start simple, but start! Mulai yang sederhana, tapi memulai!
Need Consultant or Facilitator to Help You With Planning? Perlu konsultan atau fasilitator untuk Membantu Anda Dengan Perencanaan?
You may want to consider using a facilitator from outside of your organization if: Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menggunakan fasilitator dari luar organisasi Anda jika:
1. 1. Your organization has not conducted strategic planning before. Organisasi Anda tidak melakukan perencanaan strategis sebelumnya.
2. 2. For a variety of reasons, previous strategic planning was not deemed to be successful. Untuk berbagai alasan, perencanaan strategis yang sebelumnya tidak dianggap berhasil.
3. 3. There appears to be a wide range of ideas and/or concerns among organization members about strategic planning and current organizational issues to be addressed in the plan. Tampaknya ada berbagai gagasan dan / atau masalah di antara anggota organisasi tentang perencanaan strategis dan isu-isu organisasi saat ini harus ditangani dalam rencana tersebut.
4. 4. There is no one in the organization who members feel has sufficient facilitation skills. Tidak ada satu dalam organisasi yang anggota merasa memiliki ketrampilan fasilitasi yang memadai.
5. 5. No one in the organization feels committed to facilitating strategic planning for the organization. Tidak seorang pun di organisasi merasa berkomitmen untuk memfasilitasi perencanaan strategis bagi organisasi.
6. 6. Leaders believe that an inside facilitator will either inhibit participation from others or will not have the opportunity to fully participate in planning themselves. Pemimpin percaya bahwa fasilitator dalam baik akan menghambat partisipasi dari orang lain atau tidak akan memiliki kesempatan untuk berpartisipasi penuh dalam perencanaan sendiri.
7. 7. Leaders want an objective voice, ie, someone who is not likely to have strong predispositions about the organization's strategic issues and ideas. Pemimpin menginginkan suara yang objektif, yaitu, seseorang yang tidak cenderung memiliki kecenderungan kuat tentang isu-isu strategis organisasi dan ide.
(Also see Consultants (using) .) (Juga lihat Konsultan (menggunakan) .)
Who Should Be Involved in Planning? Siapa yang Harus Terlibat dalam Perencanaan?
Strategic planning should be conducted by a planning team. Consider the following guidelines when developing the team. Perencanaan strategis harus dilakukan oleh tim perencanaan. Pertimbangkan panduan berikut saat mengembangkan tim.
(Note that reference to boards of directors is in regard to organizations that are corporations.) (Catatan bahwa referensi untuk dewan direksi adalah berkaitan dengan organisasi yang perusahaan.)
1. 1. The chief executive and board chair should be included in the planning group, and should drive development and implementation of the plan. Eksekutif kepala dan kursi dewan harus dimasukkan dalam kelompok perencanaan, dan harus mendorong pengembangan dan implementasi rencana.
2. 2. Establish clear guidelines for membership, for example, those directly involved in planning, those who will provide key information to the process, those who will review the plan document, those who will authorize the document, etc. Menetapkan pedoman yang jelas untuk keanggotaan, misalnya, perencanaan yang secara langsung terlibat dalam, orang-orang yang akan memberikan informasi kunci untuk proses ini, mereka yang akan meninjau dokumen perencanaan, mereka yang akan mengotorisasi dokumen, dll
3. 3. A primary responsibility of a board of directors is strategic planning to effectively lead the organization. Tanggung jawab utama dari dewan direksi adalah perencanaan strategis untuk memimpin organisasi secara efektif. Therefore, insist that the board be strongly involved in planning, often including assigning a planning committee (often, the same as the executive committee). Oleh karena itu, bersikeras bahwa dewan akan sangat terlibat di dalam perencanaan, sering termasuk menugaskan sebuah komite perencanaan (sering, sama seperti komite eksekutif).
4. 4. Ask if the board membership is representative of the organization's clientele and community, and if they are not, the organization may want to involve more representation in planning. Tanyakan apakah keanggotaan dewan merupakan perwakilan dari organisasi klien dan masyarakat, dan kalau mereka tidak, organisasi mungkin ingin melibatkan perwakilan lebih dalam perencanaan. If the board chair or chief executive balks at including more of the board members in planning, then the chief executive and/or board chair needs to seriously consider how serious the organization is about strategic planning! Jika kursi dewan atau eksekutif balks di termasuk lebih dari anggota dewan dalam perencanaan, maka eksekutif kepala dan / atau kursi dewan perlu serius mempertimbangkan bagaimana organisasi serius adalah tentang perencanaan strategis!
5. 5. Always include in the group, at least one person who ultimately has authority to make strategic decisions, for example, to select which goals will be achieved and how. Selalu sertakan dalam grup tersebut, setidaknya satu orang yang akhirnya memiliki wewenang untuk membuat keputusan strategis, misalnya, untuk memilih tujuan yang akan dicapai dan bagaimana.
6. 6. Ensure that as many stakeholders as possible are involved in the planning process. Memastikan bahwa sebanyak mungkin stakeholder yang terlibat dalam proses perencanaan.
7. 7. Involve at least those who are responsible for composing and implementing the plan. Melibatkan setidaknya mereka yang bertanggung jawab untuk menyusun dan melaksanakan rencana tersebut.
8. 8. Involve someone to administrate the process, including arranging meetings, helping to record key information, helping with flipcharts, monitoring status of prework, etc. Libatkan seseorang untuk administrate proses, termasuk mengatur pertemuan, membantu untuk merekam informasi kunci, membantu dengan flipchart, pemantauan status prework, dll
9. 9. Consider having the above administrator record the major steps in the planning process to help the organization conduct its own planning when the plan is next updated. Mempertimbangkan memiliki catatan administrator di atas langkah-langkah utama dalam proses perencanaan untuk membantu organisasi melakukan perencanaan sendiri ketika rencananya adalah berikutnya diperbarui.
Note the following considerations: Perhatikan pertimbangan sebagai berikut:
10. 10. Different types of members may be needed more at different times in the planning process, for example, strong board involvement in determining the organization's strategic direction (mission, vision, and values), and then more staff involvement in determining the organization's strategic analysis to determine its current issues and goals, and then primarily the staff to determine the strategies needed to address the issues and meet the goals. Berbagai jenis anggota mungkin diperlukan lebih pada waktu yang berbeda dalam proses perencanaan, misalnya, keterlibatan dewan kuat dalam menentukan strategis arahan organisasi (misi, visi, dan nilai-nilai), dan kemudian lebih staf keterlibatan dalam menentukan strategis analisis organisasi untuk menentukan isu-isu saat ini dan tujuan, dan kemudian staf terutama untuk menentukan strategi yang diperlukan untuk mengatasi masalah dan mencapai tujuan.
11. 11. In general, where there's any doubt about whether a certain someone should be involved in planning, it's best to involve them. It's worse to exclude someone useful then it is to have one or two extra people in planning -- this is true in particular with organizations where board members often do not have extensive expertise about the organization and its products or services. Secara umum, di mana ada keraguan tentang apakah seseorang tertentu harus terlibat dalam perencanaan, yang terbaik untuk melibatkan mereka. Ini lebih buruk untuk mengecualikan seseorang yang berguna maka adalah untuk memiliki satu atau dua orang tambahan dalam merencanakan - hal ini benar khususnya dengan organisasi di mana anggota dewan sering tidak memiliki keahlian yang luas tentang organisasi dan produk atau jasa.
12. 12. Therefore, an organization may be better off to involve board and staff planners as much as possible in all phases of planning. Mixing the board and staff during planning helps board members understand the day-to-day issues of the organization, and helps the staff to understand the top-level issues of the organization. Oleh karena itu, sebuah organisasi mungkin lebih baik untuk melibatkan dewan dan staf perencana sebanyak mungkin dalam semua tahap perencanaan. Mencampur dewan dan staf selama perencanaan membantu anggota dewan memahami-hari masalah hari organisasi, dan membantu staf untuk memahami isu-isu tingkat atas organisasi.
How Many Planning Meetings Will We Need? Bagaimana Perencanaan Banyak Rapat Apakah Kita Perlu?
Number and Duration of Planning Meetings Jumlah dan Jangka waktu Perencanaan Rapat
1. 1. New planners usually want to know how many meetings will be needed and what is needed for each meeting, ie, they want a procedure for strategic planning. New perencana biasanya ingin tahu berapa banyak pertemuan akan dibutuhkan dan apa yang dibutuhkan untuk setiap pertemuan, yaitu, mereka menginginkan prosedur untuk perencanaan strategis. The number of meetings depends on whether the organization has done planning before, how many strategic issues and goals the organization faces, whether the culture of the organization prefers short or long meetings, and how much time the organization is willing to commit to strategic planning. Jumlah pertemuan tergantung pada apakah organisasi telah dilakukan perencanaan sebelum, berapa banyak isu-isu strategis dan tujuan organisasi wajah, apakah budaya organisasi lebih menyukai pertemuan pendek atau panjang, dan berapa banyak waktu organisasi bersedia berkomitmen untuk perencanaan strategis.
2. 2. Attempt to complete strategic planning in at most two to three months, or momentum will be lost and the planning effort may fall apart. Mencoba untuk menyelesaikan perencanaan strategis dalam paling banyak dua sampai tiga bulan, atau momentum akan hilang dan upaya perencanaan mungkin berantakan.
Scheduling of Meetings Penjadwalan Rapat
1. 1. Have each meeting at most two to three weeks apart when planning. Apakah setiap pertemuan paling banyak dua atau tiga minggu selain saat perencanaan. It's too easy to lose momentum otherwise. Ini terlalu mudah kehilangan momentum sebaliknya.
2. 2. The most important factor in accomplishing complete attendance to planning meetings is evidence of strong support from executives. Therefore, ensure that executives a) issue clear direction that they strongly support and value the strategic planning process, and b) are visibly involved in the planning process. Yang menjadi faktor penting dalam mencapai pertemuan yang paling lengkap untuk perencanaan pertemuan tersebut adalah bukti dukungan yang kuat dari eksekutif. Oleh karena itu, memastikan bahwa eksekutif masalah jelas arah) bahwa mereka sangat mendukung dan menghargai proses perencanaan strategis, dan b) jelas tampak terlibat dalam proses perencanaan .
An Example Planning Process and Design of Meetings Sebuah Contoh Proses Perencanaan dan Desain Rapat
One example of a brief planning process is the following which includes four planning meetings and develops a top-level strategic plan which is later translated into a yearly operating plan by the staff: Salah satu contoh proses perencanaan singkat adalah berikut ini yang mencakup empat pertemuan perencanaan dan mengembangkan rencana strategis tingkat-atas yang kemudian diterjemahkan menjadi rencana operasional tahunan oleh staf:
1. 1. Planning starts with a half-day or all-day board retreat and includes introductions by the board chair and/or chief executive, their explanations of the organization's benefits from strategic planning and the organization's commitment to the planning process, the facilitator's overview of the planning process, and the board chairs and/or chief executive's explanation of who will be involved in the planning process. Perencanaan dimulai dengan hari-setengah atau semua-hari retret dewan dan termasuk perkenalan oleh kursi dewan dan / atau eksekutif, mereka penjelasan dari organisasi manfaat dari perencanaan strategis dan organisasi komitmen untuk proses perencanaan, fasilitator, ikhtisar perencanaan proses, dan kursi direksi dan / atau penjelasan eksekutif utama yang akan terlibat dalam proses perencanaan. In the retreat, the organization may then begin the next step in planning, whether this be visiting their mission, vision, values, etc. or identifying current issues and goals to which strategies will need to be developed. Dalam retret, organisasi kemudian dapat memulai langkah selanjutnya dalam perencanaan, apakah mereka akan mengunjungi misi, visi, nilai, dll atau mengidentifikasi isu-isu saat ini dan tujuan yang akan strategi perlu dikembangkan. (Goals are often reworded issues.) Planners are asked to think about strategies before the next meeting. (Gol sering reworded masalah strategi.) Perencana diminta untuk memikirkan sebelum pertemuan berikutnya.
2. 2. The next meeting focuses on finalizing strategies to deal with each issue. Pertemuan berikutnya berfokus pada menyelesaikan strategi untuk menangani masalah masing-masing. Before the next meeting, a subcommittee is charged to draft the planning document, which includes updated mission, vision, and values, and also finalized strategic issues, goals, strategies. Sebelum pertemuan berikutnya, subkomite dibebankan untuk menyusun dokumen perencanaan, yang mencakup misi diperbaharui, visi, dan nilai-nilai, dan juga menyelesaikan isu-isu strategis, tujuan, strategi. This document is distributed before the next meeting. Dokumen ini didistribusikan sebelum pertemuan berikutnya.
3. 3. In the next meeting, planners exchange feedback about the content and format of the planning document. Dalam pertemuan berikutnya, perencana pertukaran umpan balik tentang isi dan format dokumen perencanaan. Feedback is incorporated in the document and it is distributed before the next meeting. Saran atau masukan didirikan di dokumen dan didistribusikan sebelum pertemuan berikutnya.
4. 4. The next meeting does not require entire attention to the plan, eg, the document is authorized by the board during a regular board meeting. Pertemuan berikutnya tidak memerlukan seluruh perhatian untuk merencanakan, misalnya, dokumen tersebut disahkan oleh dewan dalam pertemuan dewan biasa.
5. 5. Note that in the above example, various subcommittees might be charged to gather additional information and distribute it before the next planning meeting. Catatan bahwa dalam contoh di atas, berbagai subkomite mungkin akan dikenakan biaya untuk mengumpulkan informasi tambahan dan mendistribusikannya sebelum rapat perencanaan berikutnya.
6 Note, too, that the staff may take this document and establish a yearly operating plan which details what strategies will be implemented over the next year, who will do them, and by when. 6 Perhatikan juga, bahwa staf dapat mengambil dokumen ini dan membuat rencana operasi tahunan yang merinci strategi apa yang akan dilaksanakan selama tahun depan, yang akan melakukannya, dan kapan.
7. 7. No matter how serious organizations are about strategic planning, they usually have strong concerns about being able to find time to attend frequent meetings. Tidak peduli seberapa serius organisasi tentang perencanaan strategis, mereka biasanya memiliki keprihatinan yang kuat tentang bisa menemukan waktu untuk menghadiri pertemuan sering. This concern can be addressed by ensuring meetings are well managed, having short meetings as needed rather than having fewer but longer meetings, and having realistic expectations from the planning project. Kekhawatiran ini dapat diatasi dengan memastikan pertemuan dikelola dengan baik, setelah pertemuan yang diperlukan pendek daripada memiliki tapi lagi pertemuan lebih sedikit, dan memiliki harapan yang realistis dari perencanaan proyek.
How Do We Ensure Implementation of Our New Plan? Bagaimana Kita Pastikan Pelaksanaan Rencana Baru Kita?
A frequent complaint about the strategic planning process is that it produces a document that ends up collecting dust on a shelf -- the organization ignores the precious information depicted in the document. Keluhan sering tentang proses strategis perencanaan adalah bahwa hal itu menghasilkan dokumen yang berakhir dengan mengumpulkan debu di rak - organisasi mengabaikan informasi berharga digambarkan dalam dokumen.
The following guidelines will help ensure that the plan is implemented. Pedoman berikut ini akan membantu memastikan bahwa rencana tersebut diimplementasikan.
(Note that reference to boards of directors is in regard to organizations that are corporations. (Catatan bahwa referensi untuk dewan direksi adalah berkaitan dengan organisasi yang korporasi.
1. 1. When conducting the planning process, involve the people who will be responsible for implementing the plan. Ketika melakukan proses perencanaan, melibatkan orang-orang yang akan bertanggung jawab untuk menerapkan rencana tersebut. Use a cross-functional team (representatives from each of the major organization's products or service) to ensure the plan is realistic and collaborative. Gunakan tim lintas-fungsional (perwakilan dari masing-masing organisasi utama yang produk atau layanan) untuk memastikan rencana tersebut realistis dan kolaboratif.
2. 2. Ensure the plan is realistic. Pastikan rencana yang realistis. Continue asking planning participants “Is this realistic? Lanjutkan meminta peserta perencanaan "Apakah ini realistis? Can you really do this?” Dapatkah Anda benar-benar melakukan ini? "
3. 3. Organize the overall strategic plan into smaller action plans, often including an action plan (or work plan) for each committee on the board. Mengatur rencana strategis secara keseluruhan menjadi rencana aksi yang lebih kecil, sering termasuk rencana aksi (atau rencana kerja) untuk masing-masing komite di papan tulis.
4. 4. In the overall planning document, specify who is doing what and by when (action plans are often referenced in the implementation section of the overall strategic plan). Dalam dokumen perencanaan keseluruhan, tentukan siapa yang melakukan apa dan kapan (rencana aksi yang sering dirujuk di bagian pelaksanaan rencana strategis secara keseluruhan). Some organizations may elect to include the action plans in a separate document from the strategic plan, which would include only the mission, vision, values, key issues and goals, and strategies. Beberapa organisasi dapat memilih untuk memasukkan rencana aksi dalam dokumen terpisah dari rencana strategis, yang hanya akan mencakup misi, visi, nilai-nilai, isu-isu kunci dan tujuan, dan strategi. This approach carries some risk that the board will lose focus on the action plans. Pendekatan ini membawa beberapa risiko bahwa dewan akan kehilangan fokus pada rencana aksi.
5. 5. In an implementation section in the plan, specify and clarify the plan's implementation roles and responsibilities. Dalam sebuah bagian dalam rencana implementasi, tentukan dan menjelaskan rencana itu pelaksanaan peran dan tanggung jawab. Be sure to detail particularly the first 90 days of the implementation of the plan. Pastikan untuk detail khususnya 90 hari pertama pelaksanaan rencana. Build in regular reviews of status of the implementation of the plan. Membangun dalam tinjauan rutin status pelaksanaan rencana.
6. 6. Translate the strategic plan's actions into job descriptions and personnel performance reviews. Terjemahkan strategis yang rencana tindakan ke deskripsi kerja dan kinerja personil tinjauan.
7. 7. Communicate the role of follow-ups to the plan. Mengkomunikasikan peran tindak lanjut atas rencana tersebut. If people know the action plans will be regularly reviewed, implementers tend to do their jobs before they're checked on. Jika orang mengetahui rencana aksi akan ditinjau ulang secara teratur, pelaksana cenderung untuk melakukan pekerjaan mereka sebelum mereka memeriksa.
8. 8. Be sure to document and distribute the plan, including inviting review input from all. Pastikan untuk dokumen dan mendistribusikan rencana tersebut, termasuk meninjau mengundang masukan dari semua.
9. 9. Be sure that one internal person has ultimate responsibility that the plan is enacted in a timely fashion. Pastikan bahwa satu orang internal memiliki tanggung jawab utama bahwa rencana tersebut berlaku secara tepat waktu.
10. 10. The chief executive's support of the plan is a major driver to the plan's implementation. Chief eksekutif mendukung rencana tersebut adalah penggerak utama untuk pelaksanaan rencana itu. Integrate the plan's goals and objectives into the chief executive's performance reviews. yang Mengintegrasikan rencana tujuan dan sasaran kinerja yang menjadi eksekutif review kepala.
11. 11. Place huge emphasis on feedback to the board's executive committee from the planning participants. Tempat yang besar penekanan pada umpan balik untuk komite eksekutif forum dari para peserta perencanaan.
Consider all or some of the following to ensure the plan is implemented. Pertimbangkan semua atau beberapa hal berikut untuk memastikan rencana diimplementasikan.
12. 12. Have designated rotating “checkers” to verify, eg, every quarter, if each implementer completed their assigned tasks. Telah ditunjuk berputar "dam" untuk memverifikasi, misalnya, setiap kuartal, jika setiap pelaksana menyelesaikan tugas yang diberikan mereka.
13. 13. Have pairs of people be responsible for tasks. Apakah pasangan orang bertanggung jawab untuk tugas. Have each partner commit to helping the other to finish the other's tasks on time. Apakah masing-masing mitra berkomitmen untuk membantu yang lain untuk menyelesaikan tugas lain waktu.
© Copyright Carter McNamara, MBA, PhD, Authenticity Consulting, LLC, ahli dalam perencanaan strategis .
Tidak ada komentar:
Posting Komentar